PELATIHAN PENGELOLAAN DOKUMEN DAN ARSIP PERGURUAN TINGGI TAHUN 2027

Deskripsi Pelatihan

Pelatihan Pengelolaan Dokumen dan Arsip Perguruan Tinggi Tahun 2027 merupakan program peningkatan kompetensi yang dirancang untuk meningkatkan kemampuan tenaga administrasi, pengelola arsip, sekretariat, fakultas, program studi, dan unit kerja perguruan tinggi dalam mengelola dokumen dan arsip secara tertib, sistematis, aman, dan mudah ditemukan kembali.

Perguruan tinggi menghasilkan berbagai jenis dokumen dalam jumlah besar, mulai dari dokumen akademik, surat-menyurat, dokumen kepegawaian, keuangan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, kemahasiswaan, akreditasi, kerja sama, hingga dokumen kebijakan dan administrasi kelembagaan. Pengelolaan dokumen yang tidak terstruktur dapat menyebabkan dokumen sulit ditemukan, terjadi duplikasi, kehilangan informasi, serta kesulitan ketika perguruan tinggi membutuhkan data untuk audit, akreditasi, maupun kebutuhan pelayanan administrasi.

Pelatihan ini memberikan pemahaman mengenai prinsip dasar kearsipan, klasifikasi dokumen, penciptaan dan penerimaan arsip, pemberkasan, penyimpanan, pemeliharaan, peminjaman, pengamanan, penyusutan, hingga pemusnahan arsip sesuai ketentuan yang berlaku. Peserta juga akan memahami perbedaan antara arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan.

Selain pengelolaan arsip fisik, pelatihan membahas digitalisasi dokumen dan arsip elektronik, termasuk penamaan file, struktur folder, metadata, pengendalian akses, pencadangan, keamanan informasi, serta tata kelola dokumen digital. Materi diarahkan agar perguruan tinggi mampu membangun sistem dokumentasi yang lebih terintegrasi antara unit pusat, fakultas, program studi, dan unit pendukung.

Metode pembelajaran dilakukan melalui pemaparan materi, diskusi, studi kasus, latihan klasifikasi dokumen, serta simulasi pengelolaan arsip. Peserta diharapkan mampu menerapkan tata kelola dokumen yang mendukung efisiensi administrasi, akuntabilitas kelembagaan, pelayanan akademik, kebutuhan akreditasi, dan kesinambungan informasi perguruan tinggi.

TUJUAN PELATIHAN PENGELOLAAN DOKUMEN DAN ARSIP PERGURUAN TINGGI TAHUN 2027

1. Memahami prinsip dasar pengelolaan dokumen dan arsip perguruan tinggi.
2. Meningkatkan kemampuan klasifikasi dan pemberkasan arsip.
3. Memahami sistem penyimpanan arsip fisik dan elektronik.
4. Meningkatkan kecepatan dan ketepatan temu kembali dokumen.
5. Memahami pengamanan dan perlindungan arsip penting.
6. Meningkatkan kemampuan melakukan digitalisasi dokumen.
7. Memahami pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.
8. Mendukung tertib administrasi dan akuntabilitas perguruan tinggi.

MATERI PELATIHAN PENGELOLAAN DOKUMEN DAN ARSIP PERGURUAN TINGGI TAHUN 2027

1. Konsep Dasar Kearsipan Dan Tata Kelola Dokumen Perguruan Tinggi.
2. Identifikasi Dan Klasifikasi Arsip Berdasarkan Fungsi Dan Nilai Guna.
3. Sistem Pemberkasan Dan Penataan Arsip.
4. Pengelolaan Arsip Aktif Dan Arsip Inaktif.
5. Penyimpanan, Pemeliharaan, Dan Pengamanan Arsip.
6. Prosedur Peminjaman Dan Temu Kembali Dokumen.
7. Retensi, Penyusutan, Pemindahan, Dan Pemusnahan Arsip.
8. Digitalisasi Dokumen Dan Pengelolaan Arsip Elektronik.
9. Keamanan, Akses, Backup, Dan Perlindungan Informasi Arsip.
10. Studi Kasus Dan Simulasi Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi.
    

    PELATIHAN PENGELOLAAN DOKUMEN DAN ARSIP PERGURUAN TINGGI TAHUN 2027

Masalah, Dampak, Solusi, Manfaat & Simulasi

Masalah

Dokumen perguruan tinggi sering tersebar di berbagai unit, menggunakan sistem penamaan yang berbeda, belum memiliki klasifikasi yang seragam, atau masih bergantung pada penyimpanan manual sehingga proses pencarian dokumen membutuhkan waktu.

Dampak

Kondisi tersebut dapat menyebabkan dokumen sulit ditemukan, duplikasi data, risiko kehilangan arsip, keterlambatan pelayanan administrasi, serta kesulitan menyediakan bukti dokumentasi untuk audit, akreditasi, dan kebutuhan kelembagaan.

Solusi

Membangun sistem klasifikasi dan pemberkasan yang konsisten, menetapkan struktur penyimpanan, melakukan digitalisasi secara terencana, mengatur hak akses, melakukan backup, serta menetapkan prosedur pengelolaan dan penyusutan arsip.

Manfaat

Peserta memperoleh keterampilan praktis dalam mengelola dokumen fisik maupun digital, mempercepat temu kembali arsip, meningkatkan keamanan informasi, dan mendukung terciptanya administrasi perguruan tinggi yang tertib serta terdokumentasi.

Simulasi

Peserta melakukan simulasi klasifikasi dokumen, pemberian kode arsip, penyusunan struktur folder digital, penamaan file, pencatatan arsip, proses peminjaman dan pengembalian, pencarian dokumen, serta penyusunan daftar arsip untuk penyusutan.

Peserta Yang Direkomendasikan

• Pimpinan Perguruan Tinggi.
• Kepala Biro Administrasi.
• Pengelola Arsip Dan Dokumentasi.
• Tenaga Administrasi Fakultas.
• Sekretariat Program Studi.
• Tenaga Kependidikan.
• Pengelola Dokumen Akademik.
• Pengelola Dokumen Kepegawaian Dan Keuangan.
• Tim Akreditasi Dan Penjaminan Mutu.
• Pengelola Sistem Informasi Dan Arsip Digital.

Jadwal Pelatihan Tahun 2027

Pelatihan tersedia setiap bulan sepanjang tahun 2027.

Pelaksanaan dapat diselenggarakan secara Online maupun Offline sesuai kebutuhan perguruan tinggi.

FAQ

1. Siapa yang cocok mengikuti pelatihan ini?

Pelatihan cocok untuk tenaga administrasi, pengelola arsip, sekretariat, fakultas, program studi, unit akademik, kepegawaian, keuangan, dan unit pendukung lainnya.

2. Apakah materi membahas arsip digital?

Ya. Materi mencakup digitalisasi dokumen, struktur folder, penamaan file, metadata, backup, keamanan, dan pengelolaan arsip elektronik.

3. Apakah membahas arsip akademik?

Ya. Prinsip pengelolaan dokumen dapat diterapkan pada dokumen akademik maupun administrasi kelembagaan sesuai klasifikasi dan kebijakan perguruan tinggi.

4. Apakah tersedia simulasi?

Ya. Peserta akan mendapatkan latihan klasifikasi, pemberkasan, penyimpanan, temu kembali, dan pengelolaan dokumen digital.

5. Apakah pelatihan dapat dilakukan secara online?

Ya. Pelatihan tersedia dalam format online maupun offline.

Informasi Pendaftaran

Panitia Trans Edukasi Nasional
Ikhsan: 08139554312
Website Resmi: www.bimtekexpert.com